Verkkokaupan perustaminen tuo mukanaan hurjan määrän käytännön kysymyksiä ja päätettäviä asioita, joita ei ehkä ole edes tullut ajatelleeksi. Törmäsin tähän valtavaan tietotulvaan, kun aloitin Web-veistämöllä projektikoordinaattorina. Kuten minäkin, myös verkkokaupan tilaaja on luultavasti uuden edessä perustaessaan ensimmäistä verkkokauppaa. Tässä postauksessa seurataan verkkokauppaprojektin etenemistä projektin alkuvaiheissa.
Määrittelyä ja tavoitteiden kirkastamista
Verkkokauppaprojektin alussa määritetään projektin tavoitteet ja karkea kokonaiskuva asiakkaan kanssa. Vaikka projektin lopputuloksena onkin tekninen tuote, verkkokauppaprojekti ei ole pelkästään IT-projekti, vaan asiakkaan näkökulmasta kyseessä on usein siirtyminen uudelle liiketoiminta-alueelle. Uusi verkkokauppa voi tuoda tullessaan uusia asiakasryhmiä uusine ostokäyttäytymisineen, markkina-alueen laajentumista tai tuotelanseerauksia. Liiketoimintamuutoksen tavoitteet on oltava kirkkaana mielessä.
Asiakkaan kanssa käydään läpi heidän liiketoiminnallisia tavoitteitaan sekä pitkällä että lyhyellä aikavälillä. Keskustelemme asiakkaan tuotevalikoimasta ja myyntikonsepteista, jotka asettavat suuntaviivoja ja reunaehtoja verkkokaupan rakenteelle. Käymme läpi asiakkaan asiakaskunnan rakennetta ja heidän ostotottumuksiaan. Jotta voimme toimittaa asiakkaalle heidän tarpeitaan vastaavan verkkokaupan, tiimimme tulee ymmärtää paitsi asiakasta, myös asiakkaan asiakasta.
Määrittelyn tuloksena on molemmille osapuolille yhteinen yleiskuva projektin tavoitteista, vaatimuksista ja luonteesta. Kun nämä ovat selvillä, käydään vielä läpi “pakollinen paperityö” ennen siirtymistä tarkempaan verkkokaupan suunnitteluun.
Pakollinen paperityö
Ennen hihojen käärimistä sovimme aikataulun, työnjaon, resurssit sekä muut välttämättömät suunnannäyttäjät. Aikataulu on oltava realistinen suhteessa projektin laajuuteen. Suunnittelusta huolimatta yllättäviä tilanteita tulee vastaan aina. Siksi aikatauluihin kannattaa sopia joustovaraa, mutta yhtä tärkeää on sopia tiukka, joustamaton takaraja.
Resurssit ja toimituskyky selvitetään ennen tarkoista aikatauluista sopimista. Tiimimme tulee varata tarpeeksi aikaa ja osaamista projektin suunnitteluun ja toteuttamiseen. Myös asiakas selvittää toimituskykynsä, sillä erityisesti sisällöntuotto vaatii aikaa. Kuinka paljon uutta kuva- ja tekstisisältöä sivustolle tarvitaan? Jos verkkokaupan tulee toimia kolmella kielellä, myös käännöstyölle on varattava tarpeeksi aikaa – ja kääntäjä. Tavoitteita pilkkoessa saatetaan huomata, että 800 uuden tuotekuvan ottaminen ja näiden kuvien käsittely seuraavan 20 työpäivän aikana ei olekaan realistista. Pilkkomalla tavoitteita ja kysymällä oikeita kysymyksiä voidaan ennalta havaita projektia hidastavia blokkeja.
Verkkokauppaprojektissa on mukana useita ihmisiä useista eri yrityksistä tai organisaatioista. Koska monilla meistä on täyteen buukatut kalenterit, varaamme etukäteen kiinteät palaveriajat koko projektin ajaksi. Etukäteen sovitut tapaamiset säästävät aikaa jokaisesta tapaamisesta, kun kalentereja ei tarvitse kaivaa esille palaverin lopussa.
Aikatauluissa pysymistä helpottaa selkeä työnjako. Järjestämme tavallisesti projektin alussa kick-off -tapaamisen, jossa jaetaan projektin tavoitteet kaikkien työryhmän jäsenten kesken sekä käydään vielä kerran yhteisesti läpi pakollinen paperityö, eli työn- ja vastuunjako, aikataulutus, budjetti ja muut resurssit. Käymme läpi mandaatin eli oikeutuksen toteuttaa projekti sovituilla ehdoilla, kuten tietyllä työmäärällä ja lopputuotteen vaatimuksilla – jokaisen projektissa mukana olevan on oltava näistä tietoinen. Kick-offin päätteeksi voidaan yhdessä kilistää laseja, kun paperityöt on taputeltu ja projekti päästään kunnolla starttaamaan!
Matka ja määränpää
Verkkokauppaprojektissa on yhtä lailla tärkeää julkaisuvalmis verkkokauppasivusto kuin sen valmistumiseen kuulunut prosessi. Matkan aikana ohjataan projektia oikeaan suuntaan asiantuntemuksella asiakkaan tarpeet ja toiveet huomioiden. Vaikka projektin kokonaisvaltaiseen ymmärtämiseen tähtäävä määrittelyvaihe voi tuntua pieneltä askeleelta koko projektin mittakaavassa, ollaan jo edetty pitkälle! Määrittely antaa loistavan lähtökohdan projektin seuraaville vaiheille: tarkemmalle suunnittelulle ja lopulta toteutukselle. Näistä jatkamme tämän blogisarjan seuraavassa osassa!
Kirjoittaja
Salla toimii Avoin.Systemsillä projektipäällikkönä. Salla nauttii uuden oppimisesta, ahaa-elämyksistä ja tiimityöstä, joita monipuolinen projektityöskentely tarjoaa.
