Videolla Suomalaisen Kirjakaupan IT-johtaja Alexander Leppäkoski kertoo onnistuneesta ERP-järjestelmän käyttöönotosta Avoin.Systemsin kanssa ja hyödyistä, joita järjestelmä on tuonut yrityksen liiketoimintaan.
Projektin lähtökohtana oli löytää teknologisesti kestävä ratkaisu, joka mukautuu myös tulevaisuuden käyttötarpeisiin
Suomalainen Kirjakauppa on yli 100-vuotias tunnettu suomalainen brändi, joka tarjoaa asiakkailleen elämyksiä, hyötyä ja sisältöä koko maan laajuisesti yli 50 myymälässä sekä myös verkkokaupassa. Suomalaisen Kirjakaupan laajaan tuotevalikoimaan sisältyy kattavan kirjavalikoiman lisäksi myös lukuisia lahja-, askartelu- ja harrastustuotteita.
Pääsimme vastaamaan Suomalaisen Kirjakaupan ERP-projektista yrityksen vanhan toiminnanohjausjärjestelmän tultua teknologisesti tiensä päähän. “Meidän vanha järjestelmä oli jo yli 20 vuotta vanha ja teknologia oli siinä jo hapantunut alta. Meillä ei ollut enää kunnon mahdollisuuksia jatkokehittää tai ylläpitää järjestelmää”, kertoo Suomalaisen Kirjakaupan IT-johtaja Alexander Leppäkoski.
Projektin lähtökohta oli vaihtaa vanha järjestelmä tulevaisuusyhteensopivaan ratkaisuun, joka tarjoaisi mahdollisuuden muokata sitä helposti yrityksen käyttötarpeiden muuttuessa. Järjestelmällä tulisi pystyä käsittelemään laajaa määrää dataa ja sen tulisi keskustella saumattomasti muiden järjestelmien kanssa. Järjestelmähankinnassa haettiin myös helppokäyttöistä sekä kustannustehokasta ratkaisua, jonka rakentamista ja käyttöä ei tarvitse opetella tyhjästä asti, vaan se voidaan rakentaa valmiin ratkaisun pohjalta. Näihin tarpeisiin yritys valitsi teknologisesti modernin ja helposti laajennettavan modulaarisen Odoo ERP-järjestelmän.
Kompleksi järjestelmäprojekti vaatii hyvän keskusteluyhteyden ja molemminpuolista
joustavuutta
Suomalaisen Kirjakaupan ERP-projektin tavoite oli toteuttaa järjestelmä, joka kattaa yrityksen koko tuotevirran hallinnan sekä siihen liittyvät myynti- ja ostotoiminnot sekä varastotapahtumien kirjaukset. Järjestelmän laajuudesta kertoo se, että Suomalaisen Kirjakaupan tuotevalikoima koostuu sadoista tuhansista tuotteista, jotka kaikki kulkevat ERP-järjestelmän kautta.
“Varsinaisesti uusia toimintoja ei lähdetty aluksi hakemaan. Silloin kun vaihdetaan näin iso järjestelmä uuteen, niin ensisijaisena tavoitteena ei ole rakentaa uutta toiminnallisuutta, vaan varmistaa toiminnan jatkuvuus”, Leppäkoski kertoo järjestelmän toteutusfilosofiasta.
ERP-kumppanilta Suomalainen Kirjakauppa haki ketteryyttä ja joustavuutta. Projekti aloitettiin yrityksen tarpeiden huolellisella määrittelyllä ja kuvaamisella, josta jatkettiin järjestelmän toteutukseen ketteriä menetelmiä hyödyntäen. “Valitsimme Avoin.Systemsin, koska he ovat ketteriä toiminnassaan – eli pystyttiin löytämään kaipaamaamme joustavuutta. Kuten usein järjestelmäprojekteissa käy, niin tarpeet saattavat muuttua ja kaikki ei mene aivan kuten toivotaan. Silloin me tarvitsemme kumppanilta joustavuutta mukaan projektiin”, Alexander Leppäkoski kuvailee yhteistyötä.
Pitkäkestoisessa ja kompleksisessa projektissa hyvä viestintäyhteys oli avainasemassa. Projektin aikana kommunikaatio oli jatkuvaa, ja projektin etenemistä seurattiin aktiivisesti viikoittaisissa tapaamisissa. Kuten usein ERP-hankkeissa, niin myös tässä projektin aikana koettiin sekä ylä- että alamäkiä, mutta aktiivisen keskustelun kautta haasteet saatiin ratkaistua. “Kyseessä on hyvin kompleksi järjestelmä, joka vastaa käytännössä kaikesta meidän tavaran liikkumisesta, joten me ei voitukaan olettaa, että projekti itsessään olisi ollut helppo – loppujen lopuksi projekti on saatu hyvillä mielin maaliin ja tästä on hyvä jatkaa jatkokehityksen kanssa.”, Leppäkoski summaa.
Järjestelmän tekninen toteutus
Monipuolinen järjestelmäkokonaisuus, joka kattaa Suomalaisen Kirjakaupan koko tuotevirran hallinnan
Suomalaiselle Kirjakaupalle toteutettiin monipuolinen ja tehokas järjestelmäkokonaisuus, jonka ytimenä toimii Odoo ERP. Uusi Sampo-nimellä kutsuttava järjestelmä pyörittää koko Suomalaisen Kirjakaupan varastonhallintaa, ostoja ja tuotetietojen hallintaa.
Ratkaisun avulla hallitaan yli 100 uutta tuotetietokenttää. Uusi järjestelmä mahdollistaa lisäksi yritysasiakkaiden hallinnan, kassalle lähetyksen B2B- ja B2C-laskutuksen sekä raportoinnin. Myös verkkokauppatilaukset kytkeytyvät Sampoon varastosaldojen ja raportoinnin osalta.
Toteutuksessa keskeisenä osana toimii integraatioalusta, joka koordinoi tietovirtoja tehokkaasti mm. tietovaraston, keskusvaraston, toimittajien, ostojen optimointijärjestelmän ja taloushallinnon järjestelmien välillä. Sampoon toteutetut räätälöidyt ratkaisut, kuten API-rajapinnat ja joustavat tietojen lähetysominaisuudet mahdollistavat tiedon sujuvan tuonnin ja viennin – esimerkiksi lähtevää dataa on mahdollisuus hallinnoida ja konfiguroida asiakkaan toimesta itsenäisesti.
Myyntitilausten automatiikka ja uudelleenreititys varmistavat toimitusten tehokkuuden ja saatavuuden, ja ostoihin liittyvät parannukset – kuten ensisijainen toimittaja, toimittajasaatavuudet ja ostotilausten tarkistukset varoitukset – tehostavat ostoprosesseja.
Olennaista on myös, että järjestelmä ohjaa käyttäjää toimimaan yrityksen prosessien mukaisesti ja estää tekemästä vääriä asioita. Työntekijäkokemusta parantaa se, että järjestelmässä tehdään ylipäätään mahdollisimman vähän asioita ja päähuomio keskittyy asiakkaan kohtaamiseen. Kun loppuasiakas palvellaan nopeasti ja henkilökohtaisesti, se puolestaan vaikuttaa suoraan asiakaskokemukseen.
Uusi ERP-järjestelmä tuo Suomalaiselle Kirjakaupalle ketteryyttä ja säästöjä kehityskustannuksissa
Uuden ERP-järjestelmän yksi merkittävimmistä hyödyistä Suomalaiselle Kirjakaupalle on ollut järjestelmän alentuneet kehityskustannukset. Uutta järjestelmää voidaan kehittää aiempaa huomattavasti ketterämmin ja avoimen lähdekoodin sekä modulaarisuuden ansiosta kehityksessä voidaan hyödyntää järjestelmään toteutettuja valmiita toiminnallisuuksia. “Valmiiksi rakennettujen toimintojen hyödyntäminen vähentää merkittävästi ensinnäkin työkustannuksia, mutta toisaalta myös läpimenoaikaa. Eli saamme nopeammin uusia ominaisuuksia käyttöön, jolla taas tuemme meidän liiketoimintaa”, Leppäkoski korostaa.
Suomalaisessa Kirjakaupassa ollaan oltu erityisen tyytyväisiä myös järjestelmän selkeään ja moderniin käyttöliittymään. Käyttöliittymän lisäksi järjestelmä saa kiitosta datan helpommasta käsittelystä. “Uudessa järjestelmässä saamme rakennettua haluamamme raportit huomattavasti selkeämmin, koska data, jota uusi järjestelmä syöttää meidän tietovarastoon on helpommin ymmärrettävissä ja käsiteltävissä. Tällöin erilaisten raporttien rakentaminen on huomattavasti selkeämpää ja pystymme myöskin seuraamaan toimintaa entistä paremmin.”, Leppäkoski kuvailee uuden järjestelmän myötä saavutettuja hyötyjä.
Seuraavaksi järjestelmän osalta keskitytään liiketoiminnan tehostamiseen
Järjestelmän käytön alkuvaiheessa Suomalainen Kirjakauppa ei ole vielä tavoitellut merkittävää prosessien tehostamista, mutta yritys näkee ensisijaisen tärkeänä sen, että uusi moderni ratkaisu on mahdollistanut liiketoiminnan tehostamisen ja nopeuttamisen.
“Tässä kohti kun systeemi on vaihdettu toiseen, niin on tavoitettu se, että bisnes pyörii, mutta järjestelmä itse tarjoaa meille mahdollisuuksia parantaa ja nopeuttaa meidän prosesseja. Puhutaan esim. automaattisista vastaanotoista tai vastaanottojen nopeuttamisesta ylipäänsä, jotka ei olisi ollut vanhan järjestelmän päällä mahdollisia. Nyt pystymme oikeasti pysymään kehityksen kelkassa ja keskittymään enemmän meille tärkeisiin asioihin”, Leppäkoski kuvailee.
Suomalainen Kirjakauppa keskittyy seuraavaksi järjestelmän osalta jatkokehitykseen, jonka tavoitteena on helpottaa myymälöiden toimintaa. “Meillä on yli 50 myymälää, missä teemme töitä ja kun saamme tehostettua minuutteja myymälöiden päivittäistoiminnoissa, niin sillä on jo iso vaikuttavuus meidän liiketoimintaan”, Leppäkoski täsmentää.