Tarjouksella/tilauksella on viisi tilaa:
- Tarjous (luonnostilassa)
- Myyntitarjous lähetetty (tarjous tulostettu tai lähetetty asiakkaalle)
- Myyntitilaus (tarjous vahvistettu & hyväksytty)
- Lukittu (toimitettu/laskutettu/ei enää muutoksia)
- Peruutettu (asiakas perunut tai hävitty tarjous)
Tarjoukset ja tilaukset ovat Odoossa samaa tietomallia (jotka ovat vaan eri tilassa), joten ei ole väliä alatko tehdä tarjousta vai tilausta molemmat ovat tarjouksia tilauksen vahvistamiseen asti.
Tarjoukselle asiakkaaksi kirjataan yritys tai se yhteyshenkilö yrityksestä, joka tarjouspyynnön/tilauksen teki. Kun alat tehdä tarjousta tarkista ensin, että yrityksen ja yhteyshenkilön tiedot ovat kunnossa. Jos korjaat tiedot suoraan yritykselle ja siihen liittyville yhteyshenkilöille, toimitusosoitteille ja laskutusosoitteille, tulee kyseinen oikea tieto mukaan myös seuraavalla kerralla tarjousta tai tilausta luodessasi.
Toimitusosoitteeseen toimitusosoite ja laskutusosoitteeseen vastaavasti laskutusosoite (mikäli asetuksista on otettu käyttöön kolmen eri osoitteen käyttäminen). Vinkki: Laskutusosoitteeksi kannattaa vaihtaa yhteyshenkilön sijaan kyseinen organisaatio, jos kyse on uudesta asiakkaasta, koska tällöin pystyt laskutustiedot muokkaamaan myöhemmin suoraan organisaatiolle (oletamme, että et ole laskuttamassa yhteyshenkilöä suoraan).
Tilausriveille kirjataan tilatut tuotteet ja määrät. Odoo hakee asiakkaalle määritellyn hinnaston ja verotustietojen mukaan tuotteille oikeat hinnat ja verot.
Tarjouksen/myyntitilauksen kytkeminen olemassa olevaan projektiin: Valitse Kustannuspaikka-kenttään olemassa oleva projekti. Jos tarjouksella olevat tuotteet on konfiguroitu luomaan tehtävä/projekti, niin uuden projektin tapauksessa Kustannuspaikka-kenttä voidaan jättää tyhjäksi, jolloin myyntitilauksen vahvistuksesta luodaan automaattisesti projekti ja mahdollisesti tehtävä.
Asiakaskohtainen hinnoittelu ja alennukset (optio): Katso artikkeli Hinnastot.
Rivikohtaiset asennukset (optio): Tarjouksilla ja tilauksilla voidaan antaa rivikohtaisia alennuksia.
Toimitustavan laskuttaminen (optio): Toimitustapa valitaan Toimitustapa -valikosta ja painetaan Set price, mikä lisää myyntitilaukselle toimituksen myyntirivin.
Erikoisreititys (optio): Mikäli haluat asettaa tuoteriveille erikoisreitityksiä (esim. Suoratoimitus toimittajalta suoraan asiakkaalle ja Tilausohjautuva valmistus luo riveistä suoraan valmistustilaukset), valitse se riville. Varmista myyntirivien lisäksi Lisätiedot-välilehden tiedot: erityisesti toimituslausekkeet ja pyydetty toimituspäivämäärä. Lisäksi myyntitiedot eli myyjä- ja myyntitiimitiedot luovat arvokasta tietoa myynnin raporteille.