Näin vertailet ERP-järjestelmiä – 7 kohdan muistilista

ERP-järjestelmän vaihto edessä, mutta et tiedä mistä aloittaa? Eri järjestelmien vertailu ja valinta on haastavaa, koska niissä on suuria eroja niin toimintojen kuin hinnoittelunkin suhteen. Kuinka siis löytää järjestelmä, joka vastaa juuri sinun yrityksesi tarpeita ja budjettia?

Tässä blogissa jaamme sinulle 7 kohdan muistilistan, joka helpottaa sinua vertailemaan erilaisia ERP-järjestelmiä keskenään.

7 kohdan muistilista – selvitä nämä asiat kun hankit ERP-järjestelmää

1. Teknologia

• Millaiselle teknologialle järjestelmä pohjautuu?
• Onko järjestelmä teknologisesti moderni?

Jotta yrityksesi saavuttaa pitkäaikaista menestystä on erityisen tärkeää, että kiinnität ERP-järjestelmän hankinnassa huomiota sen taustalla olevaan teknologiaan. Teknologiaan liittyy esim. järjestelmän ohjelmointikieli, tietokannat, rajapinnat sekä onko järjestelmä avointa vai suljettua lähdekoodia.

Nykyajan nopeasti muuttuva toimintaympäristö asettaa järjestelmille suuria vaatimuksia, ja siksi kannattaakin valita järjestelmä, joka on teknologisesti moderni ja pystyy vastaamaan ympäröivän maailman kehityskulkuun.

2. Järjestelmän kehittyvyys ja kehitettävyys

• Kehitetäänkö järjestelmää jatkuvasti eteenpäin​? 
• Kehitetäänkö järjestelmää omaehtoisesti eli ilman, että sinä asiakkaana maksat sen?

Sen lisäksi, että järjestelmän tulee vastata yleisesti teknologian kehityskulkuun, sen täytyy pystyä palvelemaan juuri sinun yrityksesi tulevaisuuden tarpeita ja kasvutavoitteita. Tämä tarkoittaa, että järjestelmää voidaan käyttöönoton jälkeen kehittää eteenpäin ja se skaalautuu toimintasi kasvun mukana. 

Tiedosta, että ERP-järjestelmien taustalla olevat kehitysfilosofiat voivat vaihdella, joten kannattaa valita järjestelmä, joka on suunniteltu kehittymään pitkällä aikavälillä, mutta ilman, että kaikki kehityskustannukset jäävät yrityksesi vastuulle.

3. Laajennettavuus

• Onko järjestelmä laajennettavissa?
• Saako järjestelmään helposti lisämoduuleita?

Kun vertailet erilaisia järjestelmiä keskenään, selvitä toimittajilta mitä toimintoja/moduuleita järjestelmään on saatavilla, kuinka helppo ne on ottaa käyttöön sekä millaiset kustannukset lisämoduuleilla ja -käyttäjillä on. Lähes kaikki järjestelmätoimittajat varmasti vakuuttavat, että järjestelmä on laajennettavissa. Tärkeintä onkin kysyä kuinka helposti ja mitä se maksaa.

Useimmat modernit ERP-järjestelmät ovat modulaarisia, joka mahdollistaa uusien toimintojen lisäämisen helposti liiketoimintasi kasvun myötä. Valitse ERP-järjestelmä, joka vastaa tämän hetken tarpeitasi, mutta mahdollistaa joustavan kasvun tulevaisuudessa ilman, että joudut tekemään suuria investointeja tai ottamaan käyttöön erillisiä järjestelmiä yksittäisten toimintojen suorittamiseen.

4. Integrointi

• Tukeeko järjestelmä integraatioita?
• Kuinka helposti järjestelmä voidaan integroida muihin järjestelmiin?

Vaikka et tarvitse juuri tällä hetkellä integraatiota ulkoisiin järjestelmiin, niin yrityksen kasvaessa sinulle voi tulla tarve rakentaa integraatio ulkoisiin järjestelmiin, kuten esimerkiksi verkkokauppaan tai taloushallintoon. 

Selvitä ennakkoon, millaisia integraatioita järjestelmään on tehty ja miten helposti ne ovat otettavissa käyttöön ja säästyt vaivalta, mikäli ennakoitavissa olevat integraatiot ovat helposti käyttöönotettavissa tai ne voidaan rakentaa kustannustehokkaasti.

5. Kustannusrakenne

• Millaiset ovat järjestelmän elinkaarikustannukset? 
• Miten järjestelmän kulut nousevat jos käyttäjämäärä, transaktiot tms. kasvavat?

Yrityksesi kasvaessa myös ERP-järjestelmän käyttöaste nousee – mikä tarkoittaa usein myös nousevia kustannuksia. Huomioi siis järjestelmähankinnassa, että uusien ominaisuuksien lisääminen on mahdollista, mutta ole  tarkkana sen suhteen kuinka paljon järjestelmän kulut nousevat käyttäjämäärien, transaktioiden yms. kasvaessa. Kun selvität järjestelmän todellisen kustannusrakenteen, pystyt jo hankintavaiheessa ennakoimaan paremmin sen todelliset kulut.

6. Kansainvälisyys

• Onko järjestelmä yhteensopiva uusille markkinoille, tukeeko järjestelmä kansainvälistymistä? 
• Onko järjestelmään saatavilla käyttötukea uusilla markkinoilla?

ERP-järjestelmän hankintavaiheessa kannattaa selvittää myös kansainvälistymismahdollisuudet. Erityisesti pienemmät ERP-järjestelmät ovat usein suunnattu tietyille toimialoille ja kapealle markkinalle, joka voi tulevaisuudessa muuttua toimintaa rajoittavaksi tekijäksi. Vaikka järjestelmää hankkiessa yrityksen tavoitteissa ei olisi siirtyä kansainvälisille markkinoille, niin nykyajan globaalissa ympäristössä kannattaa myös huomioida miten ERP tukee kansainvälistymistä.

7. Järjestelmän toimittaja

• Onko järjestelmää saatavilla useilta eri toimittajilta? 
• Voiko toimittajaa vaihtaa?

ERP-hankinnassa itse järjestelmän lisäksi lähes yhtä tärkeä valinta on järjestelmän toimittaja. Ota siis jo kartoitusvaiheessa huomioon erilaiset skenaariot, joita tulevaisuudessa saattaa tulla vastaan – kuten tarve vaihtaa toimittajaa. Tilanne voi johtua esimerkiksi siitä, että toimittajan osaaminen järjestelmän suhteen ei vastaa enää yrityksesi tarvetta tai toimittaja itse on tehnyt päätöksen lopettaa järjestelmän ylläpidon. Avoimen lähdekoodin ERP-järjestelmä on turvallinen valinta, se mahdollistaa järjestelmäkumppanin vaihtamisen, mutta itse järjestelmää ei tarvitse vaihtaa uuteen.

Blogia päivitetty 26.5.2023